Informationen zu der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Die WESTFA Energy möchte Sie als ihren Kunden in der nachstehenden Datenschutzerklärung darüber informieren, in welchem Umfang Daten im Zusammenhang mit dem Vertragsschluss und der Vertragsabwicklung erhoben und zu welchem Zweck diese Daten verwendet werden.

Weiterhin möchte die WESTFA Energy Ihnen aufzeigen, welche Rechte Ihnen in diesem Zusammenhang zustehen.

Sie haben ein Vertragsverhältnis mit der

WESTFA Flüssiggas GmbH
Feldmühlenstraße 19
58099 Hagen
Telefon (02331) 9666-0
E-Mail meinedaten@westfa.de

geschlossen.

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung sind also bspw. Ihr Name, Ihr Geburtsdatum, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail Adresse oder Ihre Bankverbindung.

Wer ist Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Verantwortlicher im Sinne des Artikel 4 Nr. 7 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist das jeweilige Unternehmen der WESTFA Energy mit dem Sie eine Vertragsbeziehung begründet haben und dem Sie im Zuge des Vertragsschlusses zur Abwicklung des Vertrages personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt haben. In Ihrem Fall ist die WESTFA Flüssiggas GmbH Verantwortliche i.S.d. DSGVO.

Welche Daten erheben und verarbeiten wir?

Im Zusammenhang mit dem Vertragsschluss erheben wir die nachstehenden personenbezogenen Daten (sofern vorhanden):

• Ihr Geschlecht (Mann/Frau)
• Ihren Familienstand (insbesondere wenn Eheleute beide Vertragspartner werden)
• Ihren Vor- und Nachnamen, sowie ggf. Ihren Geburtsnamen
• Ihr Geburtsdatum
• Ihre Anschrift (Straße, PLZ, Ort), sowie ggf. frühere Anschriften
• Ihre Telefonnummer
• Ihre Faxnummer
• Ihre E-Mail Adresse
• Ihre Bankverbindung
• die Anschrift unter der die Vertragsausführung (Flüssiggasversorgung/Wartung) erfolgen soll
• Lichtbilder von dem Gebäude/Grundstück zum Zwecke der Anlagenplanung und Dokumentation

Wozu verwenden wir die erhobenen Daten?

Wir verwenden die Daten ausschließlich für die Abwicklung des mit uns geschlossenen Vertragsverhältnisses. Hierzu zählen alle in diesem Zusammenhang stehenden Vorgänge, insbesondere die Anlieferung von Flüssiggas, die Wartung der Flüssiggasanlage inkl. Flüssiggasbehälter, die Rechnungstellung und die Zahlungsabwicklung.

Geben wir die erhobenen Daten weiter?

In den Fällen in denen zur Vertragsabwicklung die Zusammenarbeit mit Dritten zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten WESTFAs erforderlich ist, geben wir Ihre personenbezogenen Daten in dem hierzu erforderlichen Umfange weiter. Sofern diese Dritten nicht eigenständige Verantwortliche i.S.d. DSGVO sind, handelt es sich eine sogenannte Auftragsverarbeitung. Bei der Auftragsverarbeitung beauftragt WESTFA als Verantwortlicher und Auftraggeber eine andere Stelle mit der Durchführung bestimmter Datenverarbeitungsvorgänge, die WESTFA ansonsten selbst ausführen würde. Ausweislich Art. 4 Nr. 2 DSGVO ist die „Verarbeitung“ weit auszulegen und geht über den Wortlaut hinaus. Umfasst werden zahlreiche Handlungen im Umgang mit Daten, so z.B. auch das Erheben, das Ordnen oder die Verwendung von Daten.

Im Außenverhältnis, also im Verhältnis zu Ihnen behält jedoch der Auftraggeber, also WESTFA die volle datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit für den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten. WESTFA bleibt daher auch in diesem Fall grundsätzlich Adressat aller Betroffenenrechte (siehe nachfolgend) und damit Ihr Ansprechpartner.

• Speditionen, die Ihre personenbezogenen Daten für die Anlieferung von Flüssiggas oder Zubehör, wie bspw. Flüssiggastanks usw. benötigen und im Rahmen der Aufbereitung Ihrer Tourplanung verarbeiten.
• IT-Dienstleister, die z.B. im Rahmen von Wartungsvorgängen der von WESTFA verwandten Soft- und Hardware Zugriff auf Ihre Daten haben könnten.
• Auskunfteien/Inkassodienstleister (wie z.B. die Creditreform oder die Schufa), die Ihre Daten erhalten um Ihre Bonität vor Vertragsabschluss bei Zahlung auf Rechnung zu überprüfen oder aber offene Forderungen beizutreiben, soweit Sie diese trotz Mahnung durch WESTFA nicht ausgeglichen haben.
• WESTFA Servicepartner wie bspw. Installateure, die im Auftrag von WESTFA vor Ort die Einrichtung Ihrer Flüssiggasanlage betreuen. Diese benötigen die personenbezogenen Daten für die Planung und Abwicklung der von WESTFA erteilten Aufträge.
• Sonstige Dienstleister (z.B. Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Gewerbebetriebe), soweit die Weitergabe zur Ausführung der Dienstleistungen erforderlich ist.
• Öffentliche Stellen, z.B. Finanzämter, Aufsichts- und Ordnungsbehörden, sofern wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind bzw. dies zur Ausführung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages erforderlich ist

Zur Absicherung Ihrer Rechte schließen wir mit allen Auftragsverarbeitern die nach Art. 28 DSGVO vorgesehene Auftragsverarbeitervereinbarung ab.

Zudem werden Ihre Zahlungsdaten, abhängig von dem von Ihnen ausgewählten Zahlungsmittel an den entsprechenden Zahlungsdienstleister übermittelt. Die Verantwortung für Ihre Zahlungsdaten trägt der Zahlungsdienstleister. Informationen insbesondere über die verantwortliche Stelle der Zahlungsdienstleister, die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten der Zahlungsdienstleister und die Kategorien personenbezogener Daten, die von den Zahlungsdienstleistern verarbeitet werden, erhalten Sie unter:

LAVEGO AG, https://www.lavego.de/
Hectronic GmbH, https://hectronic.com/
Concardis GmbH, https://www.concardis.com/
Bürgel über CreditPass GmbH, https://creditpass.de/
Creditreform Oldenburg e.V., https://www.creditreform-oldenburg.de
Heidelberger Payment GmbH, https://www.heidelpay.com/de/
HUELLEMANN & STRAUSS ONLINESERVICES S.à r.l., http://www.hso-services.com

Auf welche gesetzliche Grundlage stützt sich die Erhebung und Verarbeitung?

Da wir die Daten ausschließlich zur Abwicklung des Vertragsverhältnisses verwenden stützen wir die Erhebung und die Verarbeitung auf den Erlaubnistatbestand des Artikels 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden mit dem Vertragsschluss über das Vertragsformular erhoben. Ihre Daten speichern wir solange, wie dies für die vollständige Abwicklung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist (in der Regel für einen Zeitraum von 10 Jahren). Aufbewahrungsfristen können sich aus zwingenden gesetzlichen Vorschriften ergeben (z.B. 10 Jahre für Rechnungen aus § 14 b Abs. 1 UStG oder 10 Jahre für Geschäftsunterlagen aus § 257 Abs. 4 HGB bzw. § 147 Abs. 3 i.V.m. Abs. 1 Nr. 4 und 4 lit. a) AO), oder aus dem Erfordernis des Nachweises auch nach erfolgtem Leistungsaustausch aufgrund gesetzlicher Gewährleistungsfristen, sowie Verjährungsfristen (aus §§ 195 ff. BGB). Nach dem Wegfall des Verarbeitungszwecks (vollständige Abwicklung des Vertrages und Erledigung des Nachweiserfordernisses) bzw. Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, löschen wir Ihre Daten unaufgefordert.

Welche Rechte haben Sie?

Ihre Rechte als Betroffener ergeben sich aus Kapitel III der DSGVO. Namentlich haben Sie die nachstehende Rechte:

• Sie können im Umfange des Art. 15 DSGVO Auskunft von dem Verantwortlichen über die Art und den Umfang der erhobenen, verarbeiteten und gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Ferner haben Sie einen Anspruch auf Mitteilung der in Art. 15 DSGVO bezeichneten Informationen, namentlich über das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde und die Dauer der Speicherung.
• Sie können von dem Verantwortlichen die Berichtigung der Sie betreffenden, unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten verlangen, Art. 16 DSGVO.
• Sie können unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO von dem Verantwortlichen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
• Sie können unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
• Sie können unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO von dem Verantwortlichen die Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
• Sie können unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erheben.

Wo kann ich meine Ansprüche geltend machen?

Adressat der Ansprüche ist der Verantwortliche. Die Gesellschaften der WESTFA Energy halten auf der jeweiligen Website ein Formular vor über das Sie Ihre Ansprüche stellen können. Die Web-Adresse für das Formular der WESTFA Flüssiggas GmbH finden Sie unter: http://www.westfa-fluessiggas.de/meinedaten.html .

Wo kann ich mein Beschwerderecht geltend machen?

Ihr Beschwerderecht können Sie bei der zuständigen Aufsichtsbehörde geltend machen. Zuständige Aufsichtsbehörde ist der jeweils in Ihrem Bundesland zuständige Datenschutzbeauftragte. Für Nordrhein-Westfalen finden Sie bspw. die Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten Stand (12/2017) unter http://www.ldi.nrw.de.

Welche Folgen hätte es, wenn Sie die abgefragten personenbezogenen Daten nicht mitteilen?

Es steht Ihnen selbstverständlich frei, die bei Vertragsschluss abgefragten personenbezogenen Daten nicht offen zu legen. Wir weisen für diesen Fall jedoch darauf hin, dass sich im Sinne des Grundsatzes der Datensparsamkeit die abgefragten Informationen auf diejenigen beschränken, die zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind. Haben Sie daher bitte Verständnis dafür, dass uns für den Fall, dass Sie die abgefragten personenbezogenen Daten nicht mitteilen, ein Vertragsschluss nicht möglich ist.

Wer ist der zuständige Datenschutzbeauftragte?

Datenschutzbeauftragter der WESTFA ist

Kai Wiesemann
SecurCon GmbH & Co. KG
Ludwigstraße 12
58638 Iserlohn
Tel +49 23 71 - 21 96 531
Fax +49 23 71 - 21 96 532
E-Mail: info@securcon.de
https://securcon.de